Comment oser et subtilement prendre la parole en réunion ?

Avant la création de ma propre entreprise, j'ai eu occasion de travailler pour des petites et très grandes entreprises dans divers secteurs d'activités et métiers. Tout comme vous la "réunionite" et ceci bien avant la mode du "en ligne", m'a toujours surpris voir sidéré. Tant pas le nombre, que le temps passé et sans oublier bien souvent le manque de préparation des diverses parties en présences... moi y compris !

Bref, je pouvais compter sur ma gouaille et mon verbe facile, pour toujours y ajouter mon avis ou mon grain de sel. J'avais très vite aussi remarqué que certaines personnes présentes ne prenaient pas ou très rarement la parole pour exprimer un point de vue ou un point d'attention sur le thème  en cours. Pourtant j'avais souvent la certitude que ces personnes silencieuses auraient été la personne qualifiée pour intervenir sur ledit projet, car experte et ou très expérimentée sur la question, mais non rien, aucune intervention durant le temps imparti de la réunion ! 

Quelques fois juste en sortant du meeting, je demandais à Paul ou Anna leur avis connaissant leur expertises. Et voici parfois les réponses :

- J'aurais dû intervenir car X a vraiment dit des choses inexactes sur le budget

- Je n'aime pas intervenir mais en même temps je suis bête de n'avoir pas défendu ma collègue...

- J'aurais dû dire ceci et cela mais je n'ai pas osé...   

- À quoi bon dire quelque chose ? Cela ne va rien changer

C'est bien dommage et en même temps tellement humain de se sentir parfois pas la "bonne personne" ou pas "légitime" pour intervenir. Nous formulons en nous même une forme d'auto-sabotage ou de censure. Conséquences, ni vous, ni vos collègues, ni votre entreprise ne réalisez votre véritable potentiel.

Oui, bien entendu, il n'est pas toujours facile de s'exprimer.

Je vous propose 4 actions à entrainer ou à mettre en place pour oser et le faire subtilement:

1) Maximiser votre préparation

Avant votre réunion préparez-vous. C'est une manière plus facile avant de prononcer un seul mot. Sur les sujets qui vont être abordés, listez vos questions, vos points que vous voulez affirmer et souligner, notez les avantages et les risques du projet, du produit... et ayez cette liste devant vous, c'est votre matière afin de ne pas chercher vos mots au moment T.

Idéalement laissez partir les émotions qui ne vous aideront pas à voir objectivement la situation ou la manière dont vous voulez être entendu.

2) Avoir le bon ton

Avant et ou pendant la réunion vous vous sentez agacé, impatient, inquiet ou anxieux, c'est humain acceptez cela mais sans rester dans cet état. Essayez plutôt de vous concentrer sur des sentiments positifs - comme la curiosité, l'excitation, la confiance et la gratitude.

Posez-vous la question suivante, vos collègues "Préfèrent-ils aider un collègue qui se plaint ou un autre qui est enthousiaste et confiant même lors d'importants défis ? Votre manager serait-il plus réceptif si vous êtes défaitiste et à peine audible ou plein d'espoir et sûr de vous ? Choisissez l'énergie, le ton et le débit de voix qui soutiennent une attitude positive sans minimiser les difficultés à relever. 

3) Savoir écouter et rebondir

Les membres des équipes les plus performantes parlent et écoutent à parts à peu près égales, et ils font en sorte que les contributions soient courtes et respectueuses. Ceci va permettre aux personnes silencieuses de parler, et aussi à celles qui expriment des idées moins "classiques". Vous devez écouter tout le monde et aussi les personnes aux idées qui sont dissidentes ou impopulaires.

Personnellement j'utilise des phrase et mots clés pour intervenir lors d'une réunion que j'organise ou à laquelle je suis invité à participer. "Merci Y (je nomme la personne) et maintenant je vais te donner mon point de vue (mon regard, mon expérience etc) sur ce sujet / projet. C'est important de..." et j'ajoute un ou deux des points de ma liste que j'ai préparé avant la réunion. Je recherche toujours la coconstruction avec l'autre et cela indique aussi au reste de l'équipe ma volonté de présenter mon point de vue tout en écoutant et respectant la vision de l'autre. 

Souvenez-vous aussi que ce n'est pas la quantité de vos interventions l'enjeu mais plutôt la qualité et la pertinence de vos propos.   

4) Proposez une nouvelle approche pour vos réunions

Proposez à votre équipe ou manager une autre manière de faire des réunions pour plus d'efficacité, comme:

- l’organisateur et les participants se préparent sur les sujets à traiter pendant la réunion

- invitation uniquement aux personnes véritablement concernées / impactées par le sujet

- faire la réunion debout

- temps totale de la réunion 10 à 20 minutes maximum

- temps de parole idem pour tous

- l'organisateur du meeting s'assure d'atténuer la frustration et l'invisibilité des personnes en retrait en demandant leur avis en formulant des questions ouvertes

Oser et subtilement prendre la parole en réunion demande du temps et de la pratique mais l'effort en vaut la peine. Trouver votre voie avec une voix authentique pour vous, c'est la façon d'être qui vous êtes, d'être avec les autres et de dire ce qui doit être dit.

Auteur : Chris Béguin

Publié le, 24.10.2022

Vous êtes curieux de connaitre nos prestations de cours sur l'art oratoire que nous proposons ?

C'est par ici sur notre page web et vous pouvez aussi nous contacter par message ou téléphone pour commencer quelque chose de beau ensemble !